Informative

Molto spesso la voce “indennità di trasferta” comporta un potenziale rischio di ripresa fiscale e contributiva a causa di un utilizzo disinvolto.
Facciamo il punto della situazione suggerendo modalità gestionali protese ad evitare rischi di ripresa o di contenzioso.
Innanzitutto, è bene evidenziare che la “trasferta” consiste nello spostamento temporaneo del lavoratore dalla sede abituale di lavoro.
Al verificarsi di questa situazione, al lavoratore possono essere riconosciute delle somme che possono beneficiare di regimi fiscali agevolati.
Va da sé che difficilmente il datore di lavoro potrà giustificare l’erogazione di 20 giornate mensili di indennità di trasferta ad un impiegato amministrativo. Più credibile, e quindi difendibile, l’erogazione della trasferta ad un lavoratore con mansioni di vendita o manutenzione.
Suggeriamo, a scopi difensivi e probatori ma anche di buona prassi comportamentale, di creare e conservare ordini di servizio attestanti la data, il motivo, il soggetto (cliente/fornitore/professionista) e il luogo di effettuazione della trasferta oltre che richiedere al dipendente la presentazione di richieste scritte di rimborsi spese (note spese).

Trasferte nell’ambito del territorio comunale ove è ubicata la sede aziendale

Godono dell’esenzione fiscale e contributiva solo i rimborsi spese di trasporto.
Eventuali indennità e rimborsi di spese (vitto o altro) concorrono integralmente a formare il reddito del lavoratore. Quindi azienda e dipendente pagano tasse e contributi sui valori riconosciuti.
Per l’esclusione dal reddito imponibile delle spese di trasporto è necessario che le stesse siano comprovate dalla documentazione rilasciata dal vettore (es. biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi) e che tale documentazione sia registrata in contabilità.

Trasferte fuori del territorio comunale

In caso di trasferta fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro è possibile scegliere tra uno dei tre sistemi sotto riportati. Qualunque sia il sistema prescelto, i rimborsi analitici delle spese di viaggio (anche sotto forma di indennità chilometrica) e di trasporto non concorrono a formare il reddito quando siano rimborsate sulla base di idonea documentazione come sopra specificato.

1. Indennità forfetaria

L’indennità di trasferta è esclusa dall’imponibile (fiscale e contributivo) fino all’importo di € 46,48 al giorno, elevate a € 77,47 per le trasferte all’estero.
La quota di indennità che non concorre a formare il reddito non subisce alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta e, pertanto, anche nell’ipotesi di trasferta inferiore a 24 ore o, più in generale, di trasferta che per la sua durata non comporti alcun pernottamento fuori sede, la quota di franchigia resta fissata a € 46,48 al giorno per le trasferte in Italia e a € 77,47 al giorno per quelle all’estero.

2. Rimborso misto

Il rimborso misto consiste nell’erogazione di un’indennità accompagnata al rimborso di spese sostenute dal lavoratore. Quindi, se unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è erogata anche un’indennità di trasferta, le franchigie di € 46,48 e € 77,47 sono così ridotte:
a) € 30,99 al giorno, elevata a € 51,65 per le trasferte all’estero, in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, nonché nei casi di alloggio o di vitto fornito gratuitamente;
b) € 15,49 al giorno, elevata a € 25,82 per le trasferte all’estero, in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto o di vitto e alloggio forniti gratuitamente.

3. Rimborso analitico

Sono esenti da tasse e contributi i rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio e quelli delle spese di viaggio e di trasporto, purché tali spese siano regolarmente documentate.
È, inoltre, escluso da imposizione l’erogazione di un importo di € 15,49 al giorno, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero, a copertura di ulteriori spese che non siano state documentate. Tale erogazione compensa il disagio del lavoratore subito a causa della permanenza fuori sede.

Comportamenti ricorrenti e criticità

Spesso, per risparmiare, il datore di lavoro riconosce parte della retribuzione mediante l’indennità di trasferta.
Questo comportamento, ancorché veda il lavoratore compiacente, espone a rischi solo l’azienda. Le criticità sono di due ordini:
a) Verso l’erario e gli Istituti assicurativi
In caso di accertamento ispettivo ad opera di INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate eccetera, se è dimostrata l’insussistenza o la non veridicità della trasferta, tutte le somme così erogate sono considerate retribuzione. Viene quindi calcolata la quota di contributi e di imposte non versati e vengono applicate le relative sanzioni.
b) Verso i dipendenti
Con l’introduzione del regime contributivo pensionistico, la pensione viene calcolata sulla base del “capitale” che ciascun lavoratore accantona all’INPS per effetto del versamento contributivo sulle retribuzioni percepite. Se parte di questa retribuzione è erogata come trasferta, significa che vengono pagati meno contributi e quindi il dipendente otterrà, a tempo debito, meno pensione.

Preme evidenziare che la non conforme registrazione della voce di trasferta sul Libro Unico del Lavoro ovvero la non veridicità della trasferta o ancora l’occultamento di emolumenti dovuti a diverso titolo (es. straordinari) sotto la voce trasferta, là dove il comportamento irregolare determini una differenza di imponibile fiscale e contributivo, farà scaturire l’applicazione di una sanzione amministrativa.